قيود الأقفال او ما يعرف بقيود الإغلاق (Closing Entries) هى عبارة عن عملية محاسبية تتم فى نهاية الدورة المحاسبية لأجل تسجيل الأنشطة والعمليات المحاسبية الختامية وإعداد القوائم المالية النهائية للشركة ؛ وتعد تلك القيود عبارة عن جزء فى غاية الاهمية من العملية المحاسبية الشاملة للشركة.
خلال عملية قيود الاقفال يتم تجميع البيانات المالية فى نهاية الفترة المحاسبية لأجل اعداد التقارير المالية ؛ وحيث تلعب قيود الاقفال دوراً حاسماً فى ضمان ان التقارير المالية تعد موثوقة ودقيقة وتساهم فى العمل على اظهار الصورة الصحيحة للأداء المالي والوضع المالي للمؤسسة.
الحسابات التي يتم تسجيلها في قيود الإقفال:
تلك الحسابات كالتالى:
حساب الايرادات.
حساب المصاريف.
حساب ملخص الدخل .
حساب توزيعات الأرباح.
كيف يتم عمل قيود الإقفال المحاسبية:
إغلاق حسابات الإيرادات: يتم إغلاق حسابات الإيرادات بتسجيل قيود معكوسة لطبيعة الحساب، وذلك بتسجيل الحسابات ذات الطبيعة الدائنة في الجانب المدين من القيد المحاسبي. يتم ترحيل رصيد هذه الحسابات إلى حساب ملخص الدخل.
إغلاق حسابات المصاريف: يتم إغلاق حسابات المصاريف بتسجيل قيود معكوسة لطبيعة الحساب، وذلك بتسجيل الحسابات ذات الطبيعة المدينة في الجانب الدائن من القيد المحاسبي. يتم ترحيل رصيد هذه الحسابات إلى حساب ملخص الدخل.
إغلاق حساب ملخص الدخل: يتم إغلاق حساب ملخص الدخل بتسجيل قيود معكوسة لتصفير رصيده. إذا كان هناك ربح، يتم تحويله إلى حساب الأرباح المحتجزة. وإذا كان هناك خسارة، يتم تحويلها إلى حساب ملخص الدخل.
إغلاق حساب توزيعات الأرباح: يتم إغلاق حساب توزيعات الأرباح عند تحقيق الشركة للربح، حيث يتم تحويل هذا المبلغ لتوزيع الأرباح.
الهدف من اعداد قيود الإقفال :
يتم اعداد قيود الإقفال لأجل تحقيق الاهداف التالية:
إعداد القوائم المالية الدقيقة.
من أهم اهداف قيود الاقفال هو إعداد القوائم المالية الدقيقة للشركة والتى تشكل قائمة الدخل والميزانية وكشف الأرباح والخسائر والتدفقات النقدية وتسجل العمليات النهائية والتعديلات اللازمة لأجل ضمان دقة تلك القوائم واعطاء الصورة الصحيحة للاداء المالي.
تحقيق الالتزامات المحاسبية :
تساعد قيود الاقفال على تحقيق الالتزامات المحاسبية المهة للشركة ؛ حيث عندما يتم اغلاق الدورة المحاسبية فإنه يتم تحديد الالتزامات المستحقة للموردين والعملاء وغيرهم.
تحقيق المطالبة والاتساق :
تهدف قيود الأقفال الى تحقيق المطالبة والاتساق فى السجلات المحاسبية للشركة ؛ حيث تضمن أن تكون جميع العمليات والانشطة المحاسبية قد تمت بشكل صحيح وفقاً للمعايير المحاسبية.
توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار :
تعد قيود الاقفال لها دور هام فى توفير المعلومات الدقيقة والموثوقة حيث أنه من خلال تنفيذ تلك العملية بشكل صحيح ومنظم يتم توفير الصورة الشاملة للأداء المالي للشركة ؛ وتلك الصورة الشاملة تساعد فى تعزيز الشفافية والمصداقية للنظام المحاسبي للشركة وتقييم الاداء المالي لها.0
أنواع قيود الاقفال :
هناك عدة أنواع من قيود الإقفال المحاسبية التي يمكن استخدامها، وفيما يلي بعض الأنواع الشائعة:
- قيود إغلاق حساب الإيرادات والمصاريف: تتضمن هذه القيود إغلاق حسابات الإيرادات والمصاريف بتسجيل قيود معكوسة لطبيعة كل حساب. يتم تحويل رصيد هذه الحسابات إلى حساب ملخص الدخل.
- قيود تحويل رصيد ملخص الدخل: بعد إغلاق حسابات الإيرادات والمصاريف، يتم تحويل رصيد حساب ملخص الدخل إلى حساب الأرباح المحتجزة. هذا يهدف إلى تجميع الأرباح أو الخسائر في حساب دائم.
- قيود تحويل رصيد الأرباح المحتجزة: قد يتم تحويل رصيد الأرباح المحتجزة إلى حسابات أخرى، مثل حسابات الاحتياطيات أو حسابات التوزيعات للمساهمين.
- قيود تحويل رصيد الأرباح المحتجزة إلى العام المقبل: في بعض الحالات، يمكن تحويل جزء من رصيد الأرباح المحتجزة إلى العام المالي التالي لاستخدامه في تمويل النشاطات المستقبلية للشركة.
كيفية عمل قيود الإقفال المحاسبية:
عمل قيود الإقفال المحاسبية يتطلب اتباع خطوات محددة. فيما يلي خطوات عامة لكيفية عمل قيود الإقفال المحاسبية:
- استعراض وتحليل الحسابات: قبل بدء عملية الإقفال، يجب استعراض وتحليل الحسابات المؤقتة مثل حسابات الإيرادات والمصاريف وملخص الدخل وحسابات الأرباح المحتجزة. يتم التأكد من صحة ودقة الأرقام والمعلومات المسجلة في هذه الحسابات.
- إغلاق حسابات الإيرادات: يتم إغلاق حسابات الإيرادات بتسجيل قيود معكوسة لطبيعة الحساب. على سبيل المثال، إذا كان حساب الإيرادات لديه طبيعة دائنة، يتم تسجيله في الجانب المدين من القيد المحاسبي.
- إغلاق حسابات المصاريف: يتم إغلاق حسابات المصاريف بتسجيل قيود معكوسة لطبيعة الحساب. على سبيل المثال، إذا كان حساب المصروفات لديه طبيعة مدينة، يتم تسجيله في الجانب الدائن من القيد المحاسبي.
- إغلاق حساب ملخص الدخل: يتم إغلاق حساب ملخص الدخل بتسجيل قيود معكوسة لتصفير رصيده. يتم نقل أرباح الشركة أو خسائرها إلى حساب الأرباح المحتجزة.
- إغلاق حسابات أخرى: يمكن إغلاق حسابات أخرى حسب الحاجة، مثل حسابات التوزيعات أو حسابات الاحتياطيات. يجب تسجيل القيود المحاسبية المناسبة لتحويل رصيد هذه الحسابات.
- التحقق والمراجعة: بمجرد إتمام عملية الإقفال، يجب التحقق والمراجعة الدقيقة للقيود المحاسبية وصحة الأرقام المسجلة. يتم التأكد من أن الحسابات تم إغلاقها بشكل صحيح وتم ترحيل الأرصدة بشكل صحيح أيضًا.
