تعد القيود القيومية من الأشياء التى فى غاية الاهمية فى كل العمليات الحسابية والتى تتم فى كل المؤسسات والشركات والنظام المحاسبي بالكامل ؛و يوجد الكثير من القوائم المالية والتى يتم إدراجها فى النظام المحاسبي وهذا من خلال تلك القوائم ويتم تحديد كل المعلومات المالية والتى تدور فى الشكل.
ماهية قيود اليومية :
تعد قيود اليومية هى أحدى أهم مراحل الدورة المحاسبية وهى عبارة عن أسلوب لأجل تسجيل المعاملات والحركات التجارية والمالية فى السجلات المحاسبية ومهما كان حجم ونوع تلك المعاملات ؛ وهى عبارة عن توثيق وأرشفة لجميع العمليات المالية والتى تتم بالتفصيل ؛ ويقوم القيد اليومى على تتبع الحسابات والمعاملات المالية وهذا من خلال توفير شرح مفصل لتلك المعاملة.
لماذا يتم استخدام قيود اليومية؟
تعد قيود اليومية هى الخطوة الأولى فى العملية المحاسبية وتعمل كأساس للاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة ؛ وتستخدم قيود اليومية فى تسجيل معاملات العمل التجاري فى السجلات المحاسبية الخاصة بالعمل التجاري .
ان قيد اليومية يتم تسجيله فى دفتر الأستاذ العام أو قد يسجل فى دفتر أستاذ فرعي و ثم يلخص ويحال الى دفتر الاستاذ العام لاحقاً ويستخدم دفتر الأستاذ العام بعد ذلك فى إنشاء القوائم المالية الخاصة بالعمل التجاري.
إن السبب الأساسي لاستخدام قيود اليومية يتم من خلال تسجيل جميع معاملات الأعمال فى مكانين على الاقل وهو ما يعرف بمحاسبة القيد المزدوج (double entry accounting) ؛ وعندما تجرى عملية البيع النقدي يؤدى هذا الى زيادة فى كل من حسابي الإيردات والنقدية ؛ وعند شراء بضائع على الحساب ؛ وهذا يؤدى الى زيادة حسابات الموردين وحساب المخزون.
اهمية قيود اليومية:
تعد قيود اليومية لعدة اسباب كالتالى:
- تعد مرجع أساسى ويومى للمحاسب.
- يوفر الوقت لإدارة العمليات المالية والمحاسبية للشركة.
- متابعة إدارة وتطور التدفق النقدي للشركة.
- يساعد فى تسوية الحسابات وإعداد القوائم والتقارير المالية.
- معرفة وضع الطرف الدائن والطرف المدين وبالاضافة الى تقييم وضع المصروفات والتدفقات المقدية.
- معرفة وضع المخزون وعدد الفواتير والقطع المباعة وقيمة تلك القطع.
- يساهم فى الرقابة المالية على تلك الأنشطة والمعاملات المالية.
مكونات قيود اليومية :
تتكون قيد اليومية من التالى:
1- التاريخ .
يشير الى التاريخ والذى يتم فيه تنفيذ المعاملة؛و يساعد التاريخ فى ترتيب القيود ومعرفة توقيت وقوع المعاملة.
2- الحساب المدين (Debit Account)
يمثل الجزء الأول من القيد اليومية ويشير الى الحساب المستلم أو المتاثر بالمعاملة بشكل ايجابي ؛ ويكون حساب المدين هو الاول ويكون للشركة دخل اضافة أو تزايد فى الأصول.
3- الحساب الدائن (Credit Account)
يمثل الجزء الثاني من القيد اليومية ويشير الى الحساب المدفوع أو المتاثر بالمعاملة بشكل سلبي ؛ وعندما يكون الحساب الدائن هو الأول ؛ ويكون ششركة مصروف إضافة أو انخفاض الأصول .
4- المبلغ (Amount)
تشير الى قيمة المعاملة المالية المسجلة فى القيد و يظهر المبلغ فى كلا الحساب المدين والحساب الدائن ويكون متساوياً بينهما.
5- الوصف (Description)
عبارة عن وصف موجز ويوضح ططبيعة المعاملة المالية والتى يتم تسجيلها فى القيد اليومية ويساعد الوصف فى توضيح المعاملة للمحاسبين والمراجعين.
كيفية عمل قيد اليومية
يتم كتابة قيود اليومية المحاسبية كالتالى:
- يشمل العمود الأول على اسم الحساب ورقمه والذى يسجل على القيد.
- يجب عدم ترك مسافة بادئة واذا كان الحساب دائناً قبل اسم الحساب ورقمه.
- يتضمن العمود الثاني المبلغ المدين والذي يجب ان تدخله.
- يشتمل العمود الثالث على المبلغ الدائن والذى يجب ان تدخله.
- يجب ان يحتوى الصف السفلى على وصف مختصر لسبب قيود اليومية.
